"BlueKanGo s’adapte à notre fonctionnement et non l’inverse"

Le système d’information Qualité

Avant le logiciel BlueKanGo, le secteur médico-social utilisait les mêmes outils bureautiques mais leur usage était complexe. Côté sanitaire, les outils existaient mais n’étaient pas harmonisés. La décision a été prise de mettre en place un système d’information Qualité pour faciliter le pilotage. L’idée étant d’avoir une vision globale.

Ce projet est donc devenu une priorité. Le groupe a validé BlueKanGo et j’ai rejoint l’entreprise en 2017 pour m’en occuper. J’avais eu l’opportunité d’utiliser BlueKanGo dans une précédente expérience. Un atout pour cette mission même si le déploiement sur un périmètre multi-entités était nouveau pour moi.

Un déploiement sur 63 structures

BlueKanGo a d’abord formé les administrateurs généraux au siège pour nous permettre d’être autonomes sur l’outil et le façonner selon nos besoins propres. Nous avons priorisé notre démarche sur le Plan d’Actions, la gestion des Fiches d’Événements Indésirables (FEI) et la Gestion Documentaire. Nous avons ensuite fait le choix de former nous même les gestionnaires d’entités (présents dans chaque structure) pour garder la maîtrise du contenu et surtout faire le lien avec la politique Qualité du groupe. Aujourd’hui 63 structures l’utilisent sur les 70 du groupe.

Après une phase d’adaptation, les gestionnaires d’entité se sont bien approprié l’outil. Nous restons néanmoins en support auprès d’eux sur l’utilisation au quotidien.

Un outil personnalisable

La force de BlueKanGo est avant tout sa capacité de personnalisation. Nous pouvons partir de zéro et adapter l’outil par rapport à notre fonctionnement et non l’inverse. C’est clairement un point fort. Nous avons fait le choix de constituer un groupe projet avec plusieurs établissements représentants chacune de nos activités. En les intégrant dès la conception nous avons pris en compte les spécificités de chacun et procédé à des consensus de manière collégiale, évitant ainsi d’éventuelles levées de bouclier lors du déploiement. Cette souplesse permet d’être réactif sur les modifications à apporter dans le temps aux applications (BLUEAPP).

Certaines fonctionnalités offrent un degré de personnalisation intéressant. Je pense notamment à la cartographie des processus interactive qui permet de réaliser les revues de processus de manière intuitive. Nous les avons créées grâce à l’option « logigrammes ». Quand on n’est pas du métier, une démarche Qualité peut paraître un peu abscons. Là c’est très visuel, les données sont accessibles très rapidement. En quelques clics les pilotes de processus accèdent à leurs données. L’outil permet ce côté ludique auquel je suis attaché.

Une utilisation très diversifiée

Nous sommes en cours de création d’un rapport BI (Business Intelligence) avec les données qui sont remontées. Certaines applications sont en cours de déploiement comme le Document Unique ou la cartographie des risques. Nous avons récemment lancé une enquête culture sécurité sur l’ensemble du groupe…

Parfois, créer des applications permet également de structurer des process un peu flous ou inexistants. Avant de déployer une application, il faut prendre en compte les contraintes terrain et les ressources humaines. D’où l’importance de bien penser et préparer son projet dès le départ. Nous prévoyons par exemple d’utiliser BlueKanGo pour réaliser des audits croisés, un projet qui nécessite de bien déterminer les workflows en amont.