[Témoignage] GROUPE SOS Seniors
Digitalisation de la Gestion Qualité
Le Groupe SOS Seniors a opté pour BlueKanGo en 2018 afin d’harmoniser ses pratiques de gestion de la qualité et d’optimiser la communication entre ses établissements, un choix stratégique devenu essentiel lors de la crise sanitaire.
BlueKanGo n’est pas seulement un logiciel Qualité
Louise WOLF
Directrice Adjointe des Opérations chez GROUPE SOS Senior
Nous avions plusieurs outils pour gérer la démarche Qualité. il nous fallait harmoniser les pratiques et essayer de benchmarker les informations. Ce qui était impossible avec les outils bureautiques ou maison jusque là utilisés. L’idée était donc d’acquérir une seule solution qui facilite avant tout le quotidien des professionnels sur le terrain, de limiter le nombre d’outils et de numériser le tout. Suite à un appel d’offre nous avons retenu la solution BlueKanGo fin 2018. Ce qui a fait la différence, c’est la gestion multisite de l’outil et la possibilité de paramétrer ses propres applications.
A la base classiquement les domaines de la Qualité comme la Gestion Documentaire, les plans d’actions, la gestion des évènements indésirables, la gestion d’indicateurs, les évaluations internes, audits… Par la suite, nous avons élargi ses domaines de compétences. Par son côté très personnalisable, nous avons créé rapidement d’autres applications. Se doter d’outils communs qui s’adaptent au besoin des établissements et obtenir une vision d’ensemble au siège restent les 2 enjeux du déploiement.
Par exemple, nous travaillons avec le service RH sur une application de consultation des postes vacants ou encore une autre application pour le suivi des habilitations électriques des agents de maintenance. Nous sommes également en train de repenser le circuit des investissements en lien avec le service achat du groupe en s’appuyant sur BlueKanGo. BlueKanGo se révèle ainsi être un logiciel d’interaction avec les différents services du siège et non uniquement un logiciel Qualité. Un projet qui nous amène à travailler davantage en transversalité et à mieux comprendre le champ d’actions de chacun.
Le gros avantage : l’information en temps réel. Auparavant, nous fonctionnions essentiellement avec des retours d’emails qu’il fallait agréger, synthétiser. Aujourd’hui, nous avons un visuel sur les événements indésirables, l’avancement du plan d’actions. Tout le monde a accès facilement aux informations.
Autre exemple, grâce à une application, à son arrivée, un nouveau directeur dispose de toutes les informations utiles telle une carte d’identité de son établissement. Outre le gain de temps, les informations sont fiables et actualisées. L’autre point fort de BlueKanGo réside dans notre autonomie à paramétrer sans devoir solliciter les services supports internes ou via BlueKanGo.
A l’aube de la crise sanitaire qui nous touche, nous avons vu en BlueKanGo un outil utile. Nous avions besoin d’informations, de retour du terrain en temps réel. Outre la diffusion des notes d’informations, des protocoles à jour, BlueKanGo nous a aussi permis et permet encore de suivre la situation locale de chaque établissement. Nombre de cas possibles ou confirmés, nombre de tests de dépistage réalisés sont autant d’indicateurs précieux.
En recueillant régulièrement les stocks de matériel, nous avons pu répartir le matériel par secteur, mutualiser les équipements entre établissements et réagir rapidement en cas de tensions sur les approvisionnements.
Enfin, pour faciliter son édition par les directeurs, le PRA (Plan de Reprise d’Activité), document attendu par les Agences Régionales de Santé, a été intégré à BlueKanGo. Cette crise a fini de convaincre les collaborateurs de l’intérêt d’une telle solution.
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