GMAO : répondre aux besoins spécifiques de gestion des équipements biomédicaux

Le Centre intégré universitaire de santé et de services sociaux du Centre Ouest-de-l’Île-de-Montréal (CIUSSS du Centre-Ouest-de-l’Île-de-Montréal) est l’un des plus grands réseaux de santé et de services sociaux de la région de Montréal, regroupant plus de 20 établissements dans l’ouest de Montréal et desservant une population de près de 350 000 personnes.

Une solution de GMAO (Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur) 100% personnalisée pour répondre aux besoins spécifiques de gestion des équipements biomédicaux

Marie-Christine Bonneviot

Coordinatrice intérimaire logistique et génie biomédical

TÉMOIGNAGE CLIENT CIUSSS DU CENTRE-OUEST-DE-L’ILE-DE-MONTREAL

Quels étaient ces défis ?

Après une réflexion approfondie en interne, plusieurs défis ont été identifiés, exigeant une réponse efficace et novatrice de la part du CIUSSS Centre Ouest de l’île de Montréal :

• Remplacer une solution maison obsolète et non évolutive : Notre ancienne solution était obsolète et ne pouvait plus répondre aux besoins croissants de gestion des équipements biomédicaux. Son manque de fonctionnalités et d’intégration avec nos autres systèmes limitait notre efficacité.
• Améliorer la communication des informations : La transmission d’informations entre les différents services à partir de nos systèmes informatiques internes était impossible, entraînant des délais plus longs dans le traitement des demandes et une gestion des opérations plus archaïque.
• Assurer une gestion efficace des alertes et une meilleure traçabilité : Notre ancien système ne permettait pas une surveillance en temps réel des équipements ni une traçabilité adéquate des interventions et du cycle de vie des équipements, ce qui présentait des difficultés de collaboration avec la clientèle clinicienne et un manque de transparence de nos processus de maintenance.

Quelles étaient les propositions de solutions du CIUSSS du Centre Ouest de l’île de Montréal et Comment BlueKanGo a-t-il matérialisé cette initiative?

Le CIUSSS du Centre Ouest de l’île de Montréal a initié le Projet MANTRA : Maintenance des équipements médicaux Actifs Nécessaire en Termes de Réparations, remplacements, ou Acquisitions. En collaboration avec Bluekango, cette initiative visait à mettre en place une solution de GMAO (Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur) 100% personnalisée pour répondre aux besoins spécifiques de gestion des équipements biomédicaux.

• Centralisation des demandes : MANTRA a permis de centraliser toutes les demandes relatives aux équipements biomédicaux dans un seul outil, facilitant ainsi la coordination entre les différents services et améliorant la communication des informations.
  
• Synchronisation des informations dans la gestion de l’endoscopie : Grâce à MANTRA, les informations concernant la gestion des équipements d’endoscopie sont désormais synchronisées entre les départements de chirurgie, de stérilisation et de maintenance, améliorant ainsi la coordination des interventions.

Quels étaient les avantages constatés? En quoi BlueKanGo a-t-il amélioré la gestion des opérations ?

Grâce à la plateforme de BlueKanGo, nous avons observé :

• Réduction significative du temps de traitement des demandes : La centralisation des demandes dans MANTRA a considérablement réduit le temps nécessaire pour traiter les demandes de maintenance et de réparation des équipements biomédicaux.
  
• Gain en termes de temps et d’efficacité dans la gestion des contrats et des garanties : La gestion des contrats et des garanties des équipements biomédicaux a été grandement simplifiée et accélérée grâce à MANTRA, permettant une meilleure planification des interventions.
  
• Personnalisation de la plateforme par profil : MANTRA permet une personnalisation de la plateforme par profil, offrant à chaque département la possibilité de suivre ses besoins spécifiques de manière précise, améliorant ainsi l’efficacité opérationnelle et la satisfaction des utilisateurs.

Quels ont été les retours des utilisateurs ?

Les utilisateurs ont rapidement pris en main la solution, suite à une formation dispensée par le Génie Biomédical. Ils ont exprimé :

• Satisfaction quant à la convivialité de la plateforme et à sa facilité d’utilisation : Les utilisateurs ont apprécié la convivialité de l’interface de MANTRA et sa facilité d’utilisation. Cela a facilité l’adoption de la solution et contribué à une meilleure collaboration entre les départements.
• Maîtrise rapide de la solution par les techniciens du service biomédical et les clients : Les techniciens du service biomédical ainsi que les clients ont rapidement maîtrisé la solution, ce qui a permis une utilisation efficace de MANTRA dès sa mise en place.

Quelle est la prochaine étape pour le CIUSSS Centre Ouest de l’île de Montréal?

En conclusion, l’adoption de BlueKanGo et du projet MANTRA a permis d’améliorer considérablement notre visibilité sur les opérations de gestion des équipements biomédicaux au CIUSSS Centre Ouest. Grâce à une meilleure coordination des équipes de techniciens et ingénieurs, une gestion plus efficace des demandes et une communication accrue entre les services, nous sommes en mesure de fournir un cadre de soins de meilleure qualité à nos patients. Nous continuons à implémenter de nouvelles notions de gestion financière et de gestion logistique dans la plateforme. Nous en sommes à plus 600 utilisateurs consultant notre manuel utilisateur et plus de 1200 utilisant la plateforme. Nous sommes confiants dans notre capacité à relever les défis futurs et à continuer à innover dans le domaine de la santé grâce à des solutions comme BlueKanGo.