ACP offre des services de transformation de papier à haut volume aux entreprises souhaitant intégrer des produits enduits et/ou laminés dans leurs solutions d’emballage. BlueKanGo a mis en place une solution digitale pour permettre à ACP d’harmoniser son système de gestion documentaire et d’assurer la conformité aux normes ISO 9001 et FSSC 22000 sur ses deux sites.
Quelles étaient les difficultés rencontrées dans la gestion documentaire et la gestion opérationnelle des 2 sites ?
ACP possède 2 usines, une installation de 112 000 pieds carrés (10 400 mètre carré) à Windsor au Québec et 50 000 pieds carrés (4 600 mètre carré) à Whitby en Ontario. L’entreprise disposait d’un système qualité comprenant 2 normes, déployé en 2 langues. Une configuration qui a généré beaucoup de documentation papier sur les deux sites, qui avaient des processus de gestion différents.
Les besoins du client se présentaient sous deux problématiques :
Premièrement, rationaliser le système de gestion documentaire pour éliminer tout recours aux versions physiques (papier, fiche, etc.)
Dans un second temps, il s’agissait de standardiser et d’homogénéiser les processus des deux sites, de gagner en qualité de gestion et d’être conforme aux deux normes ISO 9001, FSSC 22 000
BlueKanGo s’est donc vu confier la mission de répondre à ces problématiques en proposant une solution numérique commune et unique capable de centraliser les données, d’uniformiser et d’harmoniser les processus sur les deux sites, avec une gestion documentaire (GED : Gestion Electronique des Documents) intégrée performante.
Quelles solutions pour répondre aux besoins de centralisation des informations et de standardisation des processus ?
BlueKanGo a ainsi conçu, en collaboration avec l’ACP, une plateforme SaaS (Le Software as a Service ou logiciel en tant que service) sur-mesure, avec des fonctionnalités multisites, pour une gestion électronique intégrée des documents. Nous avons mis en place des applications personnalisées pour la standardisation des processus sur les deux sites.
Aujourd’hui, le logiciel SaaS de BluekanGo facilite le quotidien des collaborateurs d’Atlantic Coated Papers et intervient dans chaque processus organisationnel.
Le département Qualité d’ACP utilise le logiciel dans le cadre des différents contrôles qualité, de la gestion des non-conformités et de la gestion du registre des réceptions et expéditions. Un support numérique dédié qui donne accès à un Plan d’Actions Global centralisé et partagé. La validation des documents, par les bonnes personnes, est facilitée grâce au module de gestion de documents (GED). La diffusion aux destinataires est efficace, même à distance (notifications de réception, signature…).
Les gestionnaires utilisent le logiciel pour le suivi hebdomadaire, mensuel, trimestriel et annuel des processus hygiène, qualité de production, mais aussi pour les audits internes. Un véritable support opérationnel.
Et au niveau des employés de terrain (commis à la réception et à l’expédition), le logiciel est utilisé pour les inspections entrantes et sortantes. La remontée d’information est possible sans connexion internet, sur tablette/téléphone intelligent grâce à des formulaires numériques personnalisables. Ils ont gagné du temps et améliorer la communication des données grâce au module Automatisation intégré (“workflows”) qui envoie automatiquement les données, etc.
Quels résultats constatés suite à l’application de la solution ?
Après la mise en place du logiciel BlueKanGo, a permis de centraliser toutes les informations sur une seule plateforme, même si elles proviennent d’usines différentes et d’éliminer les documents papier du processus qualité.
Le module Plan d’Actions Global centralisé et partagé facilite le suivi à distance l’activité de chaque site, sans avoir besoin d’y être physiquement présent. Une gestion qui évite l’organisation des réunions qui requiert du temps aux équipes des deux structures.
Il est également désormais possible de déléguer des tâches à différents utilisateurs, qui reçoivent des alertes pour des contrôles à effectuer ou des documents à valider, par exemple.
Les applications de la plateforme sont adaptables à l’évolution des besoins de l’entreprise, permettant aux données d’être toujours accessibles et analysables, même lorsque les processus métier changent.
L’intégration de diverses applications natives à la plateforme BlueKanGo est également un point fort de cette solution. Une projection des besoins de l’ACP dans le cadre de la démarche d’amélioration continue est centrée sur la qualité de la production. L’application phare du secteur manufacturier dans cette perspective est l’application « Liste de contrôle de fabrication ». L’application collecte des données en continu, pour assurer l‘efficacité opérationnelle grâce à un contrôle rigoureux pour obtenir une qualité élevée du produit fini.
Conclusion
Même si la GED a été la principale motivation de l’ACP pour se doter d’un outil numérique, la Directrice qualité a été surprise par la puissance de cet outil pour la gestion des non-conformités !
Les applications sont configurables et adaptables selon chaque besoin. Une caractéristique essentielle pour standardiser les processus sur les deux sites afin d’assurer la normalisation et la conformité aux exigences des normes de l’industrie (ISO 9001, FSSC 22000).
La plateforme BlueKanGo permet une meilleure priorisation et une rapidité d’action dans les prises de décision. L’organisation gagne du temps et de l’efficacité !
L’objectif d’ACP est de continuer à centraliser l’ensemble des processus Qualité au sein de la plateforme, et éventuellement d’y intégrer également la gestion des ressources humaines afin de pouvoir utiliser le module de formation « gestion des parcours de formation des collaborateurs » de BlueKanGo.
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