Pourquoi avoir mis en place la gestion des parcours de l’orientation et de la probation à l’Institut de Cardiologie ?
L’Institut de Cardiologie de Montréal avait commencé une réflexion sur l’amélioration du processus de probation, orientation et évaluation des PAB (Préposés aux bénéficiaires). Ils avaient constaté un manque de communication entre les précepteurs sur ce qui a été vu ou non durant la période d’orientation. Cette difficulté pouvait conduire à des informations qui ne remontaient pas au bon moment, à une probation définie comme réussie alors que le PAB fait preuve de grandes lacunes. Le suivi s’effectuait sur un cahier “papier” qui était souvent oublié, non-complété voire perdu.
Comment avez-vous mis en place cette solution ?
Nous avons identifié les besoins et difficultés soulevés au quotidien sur le terrain dans le processus de probation, orientation et évaluation des PAB dans l’établissement. Chaque étape a été détaillée afin de l’optimiser et de l’améliorer : de la collecte d’informations terrain, au suivi des actions, au déclenchement d’alertes, jusqu’au pilotage par des indicateurs.
Nous avons travaillé avec les équipes à travers des workshops, des ateliers de construction de blueapps (applications) pour la modélisation et la gestion digitale des tâches, des tests jusqu’à obtenir une solution qui répondent aux besoins des précepteurs et des PAB.
La création d’application est réalisable en toute autonomie et sans être informaticien.
Notre prestation s’accompagne de formation (et support) afin de s’assurer qu’un usage optimal soit fait de notre solution. La plateforme est évolutive, elle continuera à s’adapter aux besoins des utilisateurs et de l’ICM au-delà de son déploiement initial.
Quels résultats suite à sa mise en place ?
Les résultats sont d’abord pour les employés sur le terrain. Les documents papier sont remplacés par une application utilisée sur téléphones, tablettes ou PC. Elle permet de consulter les protocoles de travail et de collecter des informations terrain enregistrées en temps réel sur la plateforme.
Grâce à la transformation numérique les gestionnaires ont pu réduire les coûts internes de traitement de l’information sur toutes les tâches sans valeurs ajoutées. Ils ont pu prendre efficacement des décisions opérationnelles et stratégiques grâce aux rapport et tableaux de bords dynamiques. De plus, notre solution produit des données en temps réel sur l’évolution et l’acquisition de compétences attendues. Les gestionnaires peuvent adapter et mettre à disposition un support personnalisé à chaque individu. Ceci se traduit également par une rétention du personnel de plus de 80% !! Ce qui n’est pas négligeable dans un système de santé en pénurie de main d’œuvre.
L’offre « Parcours de l’orientation et probation s’adapte-t- elle à tous les établissements ?
Chez BlueKanGo, nous configurons et adaptons notre logiciel à chaque client car chaque client a ses propres spécifications. Nous paramétrons et adaptons harmonieusement notre solution pour reproduire ce qu’il se fait au quotidien, de la collecte d’informations terrain, au suivi des actions, au déclenchement d’alertes, jusqu’au pilotage par des indicateurs. BlueKanGo dessert plus de 2 500 établissements de santé dans le monde, dont des CHU, CIUSSS et CISSS au Québec.
En plus, le logiciel est multilingue et multisite, il s’adapte facilement à tout type de structure.
Les fonctionnalités permettent d’informatiser les processus actuels tout en apportant des améliorations liés aux numériques : alerte en temps réel, insights, tableaux de bord avec analyses dynamiques (Power BI) et le partage de données de manière sécurisée.
Conclusion :
En misant sur les forces de BlueKanGo, l’ICM a choisi d’informatiser dans une première phase le processus de probation, orientation et évaluation des PAB, qui faisait déjà l’objet d’une démarche d’amélioration de l’ICM. L’objectif était aussi de reconnaître le rôle essentiel des PAB dans l’organisation et de miser sur l’attraction et la rétention de cette catégorie d’emploi.
Fort du succès de la première phase du projet en termes d’informatisation avec les PAB, l’ICM est passé à la deuxième phase du projet. L’équipe procède actuellement à la numérisation des différents parcours de probation des infirmiers et infirmières (externes, techniciens, cliniciens, etc.).
