Optimisation du processus d'accueil et d'intégration des cadres au CUSM grâce à BlueKanGo

« La versatilité du module « processus RH » de l’application BlueKanGo, spécifiquement développé et personnalisé pour le CUSM, a permis l’amélioration du processus d’accueil et intégration des nouveaux cadres grâce à l’accessibilité des données en temps réel permettant ainsi une gestion plus agile du processus. »

TÉMOIGNAGE CLIENT CUSM

Réalisation – Actualisation du processus d’accueil et intégration :

Afin d’actualiser le processus d’accueil et intégration des nouveaux cadres et concrétiser son passage vers le numérique, le module RH de l’application BlueKanGo a été développé et personnalisé pour le CUSM. Avant la refonte complète du processus, la Version 1.0 consistait en une liste de vérification de 28 activités, en format papier, mise à la disposition des supérieurs immédiats accueillant des nouveaux cadres. Les formulaires de probation étaient également fournis en format papier; ils devaient être téléchargés et acheminés ensuite par courriel au Service aux cadres. La Version 2.0 s’est matérialisée par un virage vers l’ère numérique en proposant aux supérieurs immédiats et aux nouveaux cadres une nouvelle liste de vérification de 125 activités à complétion dynamique en ligne avec notifications par courriel pour les activités importantes. Les formulaires de probation ont également suivi le virage numérique; ils sont désormais à complétion dynamique en ligne avec un envoi automatisé directement vers le Service aux cadres.

Versatilité du module « processus RH » de l’application BlueKanGo :

La versatilité du module « processus RH » de l’application BlueKanGo, spécifiquement développé et personnalisé pour le CUSM, a permis l’amélioration du processus d’accueil et intégration des nouveaux cadres grâce à l’accessibilité des données en temps réel permettant ainsi une gestion plus agile du processus. L’application permet l’envoi par courriel d’alertes et de rappels automatisés pour :

• la réalisation d’activités clés (permet de planifier les rencontres importantes);
• la complétion des documents (évite les oublis de transmission des documents);
• l’envoi automatisé des formulaires de probation et de suivi au Service aux cadres pour archivage dans le dossier des cadres (évite le téléchargement, l’impression et l’envoi manuel des documents).

Utilisation de l’application BlueKanGo pour la pérennité et innovation :

En misant sur l’application BlueKanGo pour le déploiement du processus d’accueil et intégration des cadres – Version 2.0, l’objectif visait à permettre une gestion plus agile des pratiques RH, notamment en matière de suivi des probations et intérims. Être en mesure de voir, en temps réel, où sont rendus les supérieurs immédiats et leurs nouveaux cadres dans le processus d’accueil et intégration permet de réajuster les pratiques, si requis. Que les supérieurs immédiats soient avisés des moments clés du processus en temps opportun permet d’agir de manière proactive plutôt que réactive. Par exemple, passer outre la date de fin de probation pour un cadre qui ne satisfait pas aux exigences est lourd de conséquence si aucune action n’a été entreprise à temps. Quand nos statistiques montrent que certains supérieurs immédiats ont dû accueillir et intégrer en même temps jusqu’à 4 nouveaux cadres, il devient impératif de les aider et de les soutenir dans leur suivi.

Données sur l’utilisation de BlueKanGo dans la Version 2.0 du processus :

Depuis la mise en place de la Version 2.0 du processus (octobre 2022), 144 nouveaux cadres en probation et 58 en intérim ont vécu le processus d’accueil et intégration numérique via l’application BlueKanGo; 47% des cadres en probation et 57% en intérim appartiennent à des directions non cliniques (p.ex. Services techniques; Ressources humaines; Ressources informationnelles; etc.). Au total, 71% des cadres en probation et 78% en intérim avaient moins de 5 ans d’expérience en gestion, et 27% avaient le double statut de nouveau cadre et supérieur immédiat.

Concernant l’appréciation de la contribution des cadres :

Concernant l’appréciation de la contribution des cadres (et l’évaluation de la probation si toujours en cours), les données montrent que 61% des cadres n’ont aucune appréciation de la contribution récente, ni évaluation de la probation, à leur dossier. Il nous apparaît évident que des moyens pour faciliter la complétion de ces appréciations/évaluations doivent être instaurés puisque ces statistiques de non complétion sont similaires aux années antérieures. Plus l’application BlueKanGo servira plusieurs objectifs, plus elle sera adoptée et plus son utilisation deviendra pérenne. En tant qu’application 100% en ligne, cette réalisation se distingue par son caractère agile (données disponibles en temps réel) et s’inscrit dans une perspective de développement durable (élimination du papier) avec la volonté d’offrir un environnement incluant davantage d’outils pour soutenir nos gestionnaires dans leur charge de travail en misant sur des nouvelles technologies plus accessibles. Enfin, ce projet se fait grâce à la mobilisation de tous les collaborateurs et partenaires intra DRH (p. ex. Service aux cadres) et extra DRH (Ressources informationnelles).