Quelles sont les difficultés rencontrées ?
En raison de la diversité des services et équipements proposés, il était difficile de gérer efficacement la logistique et l’administration entre les différentes agences. Chaque agence disposait de ses propres protocoles et procédures au format papier, ce qui rendait l’accès à la documentation très limité et entraînait une absence totale de centralisation des informations entre les différentes régions.
L’organisation ne parvenait pas à centraliser l’ensemble des incidents, des risques d’incidents ou des non-conformités liés à l’utilisation des dispositifs médicaux. Aussi, le recueil des informations nécessaires à la surveillance des médicaments n’était pas encadré. Cela rendait la communication entre l’entreprise, les patients, les soignants et les autres professionnels compliquée, et entraînait des manquements aux normes et aux données de santé.
Un cahier des charges défini
Pour pallier ces difficultés, l’organisation a recensé plusieurs besoins :
- Centraliser l’ensemble des non-conformités liées à l’activité de l’organisation pour pouvoir planifier des actions d’amélioration.
- Prévenir et limiter les incidents liés à la matériovigilance et à la pharmacovigilance.
- Donner de l’autonomie aux différentes agences présentes dans chacunes des sept régions en nommant des administrateurs spécifiques.
- Centraliser l’ensemble de la documentation de manière numérique et la rendre accessible à chacune des agences
- Mettre en place un forum de discussion commun à l’ensemble des agences pour que les risques liés aux activités soient connues de tous.
L’entreprise à fait le choix de BlueKanGo pour centraliser son SMQ dans un seul et même outil pour l’ensemble des agences et répondre à l’ensemble de ces points.
Un système de management de la qualité digitalisé
L’ensemble des salariés dispose d’un accès à un outil numérique unique.
Toutes les non-conformités peuvent être déclarées sur l’outil avec la possibilité de renseigner le type de non-conformité et le responsable associé. Dans notre cas, l’entreprise porte une attention particulière à la matériovigilance et à la pharmacovigilance. En cas de non-conformité liée à ces domaines, BlueKanGo permet de rediriger les utilisateurs vers un formulaire (blueapp) spécifique centralisant ces risques de matériovigilance et de pharmacovigilance.
Des référents sur chaque site peuvent être désignés comme administrateur de l’outil ce qui permet une prise en main unifiée au niveau de toutes les agences. Un forum de discussion est également présent sur l’outil pour tenir l’ensemble des salariés informés en cas de nouvelle déclaration de non-conformité.
Concernant la centralisation de la documentation, une Gestion Electronique Documentaire (GED) est aussi intégrée dans l’outil. La GED permet de regrouper l’ensemble de la documentation de l’organisation dans un seul espace, accessible à tous les salariés, y compris en version mobile. Des alertes peuvent être envoyées aux personnes concernées par l’émargement d’un document sur l’outil.
Aussi, un pilote peut être désigné au sein de l’organisation pour suivre un document ou une non-conformité. Dans ce cas, il recevra également des alertes en cas de nouvelles actions à suivre ou à mettre en place.
Toutes les actions mises en place suite à une non-conformité iront directement s’implanter dans le plan d’action global, commun à toutes les agences, ce qui permet d’avoir une vue optimale sur l’ensemble des mesures prises.
Quelles suites ?
Pour aller plus loin dans la démarche, l’entreprise souhaite à l’avenir développer de nouvelles blueapps pour répondre à l’augmentation de ses activités.
Elle attend également l’intégration du référentiel PSDM (Prestataires de Services et Distributeurs de Matériel) sur l’outil pour pouvoir s’auto-évaluer en vue d’une visite de certification obligatoire à partir du 1er janvier 2025.
Elle souhaite aussi pouvoir bénéficier de la signature électronique pour les fiches de poste qui seront créées via des blueapps.
Enfin, elle éprouve de l’intérêt pour le module Qualiopi qui lui permettrait de se préparer à la certification garantissant la qualité des processus de formation.
Cet exemple témoigne de la capacité de la solution à s’adapter à tous les besoins. L’outil BlueKanGo a optimisé les démarches du client, liées à la centralisation des non-conformités et la mise en place d’une GED. La solution est évolutive, la structure pourra donc facilement intégrer de nouvelles fonctionnalités selon ses nouveaux besoins.
Gérer vos non-conformités avec BlueKanGo
