Gestion Électronique Documentaire des classeurs sécurité “chantier”

Gestion Électronique Documentaire des classeurs sécurité “chantier”

Quelles étaient les difficultés rencontrées lors de l’élaboration des classeurs sécurité ?

Pour chaque chantier, un classeur sécurité est élaboré pour chacun des opérateurs. Si le nombre de chantier par an est important, la quantité de données à centraliser l’est encore plus :

• Données générales sur le chantier (n°, nom, adresse, type…)
• PPSPS
• Copie de l’Inspection commune de sécurité
• Fiche d’accueil
• Livret d’accueil
• DUERP
• Règlement intérieur
• Liste de postes à risque particulier
• Fiches de poste
• Quizz sécurité
• Chasse aux risques
• Fiches PAT (presque accident) et situations dangereuses
• Conduite à tenir en cas d’Accident du Travail
• Autorisation de conduite / habilitation
• Visite médicale intermédiaire
• Convention matériel (pour la location)
• Attachement des heures de location du matériel

Le besoin client se présentait sous quatre problématiques :

Premièrement, la centralisation de tous ces fichiers sur une plateforme unique de stockage.

Deuxièmement, il s’agissait de simplifier le partage de ces données à tous les personnes concernées par l’intervention.

Troisièmement, l’archivage et la sécurisation des données étaient essentiels afin de garder un historique des interventions.

Enfin, la consultation des classeurs sécurité se réalisant majoritairement sur le terrain, il était indispensable d’avoir un outil responsive pour accéder aux données sur ordinateur mais surtout sur mobile/tablette et en mode Offline lorsque le réseau internet est absent.

BlueKanGo a donc été sollicité sur ces problématiques en proposant un outil numérique capable d’anticiper les demandes au quotidien, d’homogénéiser les pratiques et mutualiser les documents du classeur sécurité.

Quelles solutions pour répondre à une meilleure centralisation et mutualisation de l’information ?

BlueKanGo a ainsi conçu sur mesure, en collaboration avec le client, une plateforme responsive permettant d’anticiper les interventions sur site, de centraliser l’ensemble des documents du classeur sécurité et de pouvoir les consulter de n’importe où.

L’objectif est que les responsables d’intervention et responsables QHSE arrêtent de multiplier les fichiers word, pdf, Excel et les échanges de mail pour préparer les chantiers. Un gain de temps considérable dans l’élaboration des fichiers déjà pré-formatés avec la charte graphique de l’entreprise et dans la transmission des documents.

Chaque partie prenante peut au besoin accéder aux “classeurs sécurité”, les consulter et les compléter. Des droits d’accès spécifiques permettent à chacun d’accéder uniquement aux données dont il ont besoin dans les classeurs.

Quels résultats constatés suite à l’application de la solution ?

Suite à la mise en place de l’application, les différents acteurs ont constaté un gain de temps indéniable dans les tâches administratives.

Sur le terrain, les données sont accessibles sans réseaux mobile ou internet ce qui simplifie les démarches, sécurise et rassure les opérationnels et leurs responsables hiérarchiques.

Également, il a été constaté une réduction notable des impressions de documents papier.

Conclusion

Les applications sont paramétrables et adaptables en fonction de chaque besoin. Ici le challenge était de centraliser et donner accès sur le terrain, en conditions parfois isolées au données du classeur sécurité.

Un outil digital est indéniablement votre meilleur allié pour gagner du temps et en performance au quotidien.

Votre classeur sécurité digitalisé avec BlueKanGo