Retour financier sur l’utilisation du logiciel BlueKanGo
Découvrez à travers le témoignage d’Alexandre Dupuy, un des référents qualité du Groupe 5 SANTE, utilisateur de BlueKanGo depuis juin 2014, quels sont les gains de temps et d’argent réalisés grâce au logiciel.
« Le logiciel BlueKanGo nous a permis de préparer nos certifications, d’améliorer notre système qualité, le suivi qualité et la communication qualité et générale des cliniques. Face aux avantages du logiciel (souplesse, création et personnalisation), certains services autres que la qualité s’intéressent à BlueKanGo comme outil de travail et des tests sont en cours.
Le logiciel BlueKanGo nous a fait gagner du temps sur des actions directes pour la certification (cartographie des risques, suivi d’indicateurs…) mais aussi sur des actions du quotidien nous libérant ainsi du temps pour la préparation à la certification (suivi documentaire, Fiche d’événements indésirables,questionnaires satisfactions patients…).
Voici en détail les applications et bénéfices
La certification est un contrôle du travail quotidien avec certains points spécialement abordés pour la certification, essentiellement avec l’introduction de nouvelles pratiques. Voici quelques exemples :
Suivi des Éléments d’investigation obligatoires (EIO)
Les EIO constituent un certain nombre de preuves à présenter lors de la certification. Une application dédiée sur BlueKanGo (en paramétrant une BlueApp) a permis de rassembler en un seul outil logiciel, facilement accessible, l’ensemble des éléments de preuves. Les pilotes de processus ont pu être autonomes et remplir eux même les éléments de preuves, les partager avec l’ensemble des pilotes et du personnel, ainsi que permettre au Référent qualité de superviser facilement le remplissage et suivi des EIO. L’application a été utilisée directement lors de la visite de certification pour présenter les EIO (pas de double travail).
Temps et coûts gagnés pour la certification :
Pilotes : 8 heures par pilote, 12 pilotes soit 96 heures
Référent qualité : 21 heures
Ensemble du personnel (diffusion par le logiciel BlueKanGo donc pas gain de temps lors des multiples réunions rassemblant 150 personnes) : 150 heures
Cartographie des risques
Elle constitue un élément central pour la certification. Elle est reliée à d’autres applications, Fiche de signalement d’événements indésirables (FSEI), Plan d’Assurance Qualité (PAQ)… Et une partie doit être envoyée avant la visite. L’outil a permis de faciliter le remplissage et de partager l’information. L’application a pu être présentée telle quelle aux experts visiteurs.
Temps et coûts gagnés sur l’année pour la certification :
Pilotes : 4 heures par pilote et 12 pilotes, soit 48 heures
Référent qualité : 55 heures
Questionnaires satisfactions patients (QSP)
Les QSP sont obligatoires et mensuel. Le logiciel BlueKanGo nous a permis de les traiter en partie semi-automatique (simple saisie, rapport et diffusion automatique).
Temps et coûts gagnés :
Secrétaire qualité : 8 heures par mois, soit 96 heures par an
Fiche de signalement d’événement indésirable (FSEI)
Outil quotidien de remontée des informations du terrain au service qualité, la FSEI dans BlueKanGo a permis de faciliter la déclaration, le suivi et le traitement. Le logiciel sort automatiquement les rapports et statistiques à présenter en réunion.
Temps et coûts gagnés :
Référent qualité : 30 minutes par FSEI et 280 FSEI, soit 140 heures par an
Plan d’Action Global
Outil central de pilotage de la démarche qualité et de gestion des risques, tout personnel de l’établissement impliqué dans une action y accède. Il facilite aussi grandement le travail de la cellule qualité et gestion des risques avec ces filtres, alertes sur les dates du PDCA (Plan-Do-Check-Act) et statistiques en temps réel.
Temps et coûts gagnés :
Ensemble du Personnel : 15 minutes par action et 250 actions par an, soit 63 heures par an
Référent qualité : 45 minutes par action et 250 actions par an, soit 188 heures par an
Autres applications utilisées et en cours de déploiement
actuellement non chiffrées
- Mise en place et suivi des audits : Application dédiée aux audits qui permet de les réaliser sur le terrain à l’aide d’une tablette ou d’un smartphone et de connaître les résultats en instantané.
- Commandes et gestions des repas du personnel
- Outil pour les retours d’expérience
- Suivi des processus
Gestion Documentaire
Le logiciel BlueKanGo nous a offert la possibilité d’informatiser notre base documentaire et d’en assurer le suivi et la diffusion automatique.
Temps et coûts gagnés :
Secrétaire qualité : 30 minutes par document et 100 documents par an, soit 50 heures par an
Référent qualité : 1 heure par document et 100 documents par an, soit 50 heures par an
La certification est un contrôle du travail quotidien avec certains points spécialement abordés pour la certification, essentiellement avec l’introduction de nouvelles pratiques. Voici quelques exemples :
Suivi des Éléments d’investigation obligatoires (EIO)
Les EIO constituent un certain nombre de preuves à présenter lors de la certification. Une application dédiée sur BlueKanGo (en paramétrant une BlueApp) a permis de rassembler en un seul outil logiciel, facilement accessible, l’ensemble des éléments de preuves. Les pilotes de processus ont pu être autonomes et remplir eux même les éléments de preuves, les partager avec l’ensemble des pilotes et du personnel, ainsi que permettre au Référent qualité de superviser facilement le remplissage et suivi des EIO. L’application a été utilisée directement lors de la visite de certification pour présenter les EIO (pas de double travail).
Temps et coûts gagnés pour la certification :
Pilotes : 8 heures par pilote, 12 pilotes soit 96 heures
Référent qualité : 21 heures
Ensemble du personnel (diffusion par le logiciel BlueKanGo donc pas gain de temps lors des multiples réunions rassemblant 150 personnes) : 150 heures
Cartographie des risques
Elle constitue un élément central pour la certification. Elle est reliée à d’autres applications, Fiche de signalement d’événements indésirables (FSEI), Plan d’Assurance Qualité (PAQ)… Et une partie doit être envoyée avant la visite. L’outil a permis de faciliter le remplissage et de partager l’information. L’application a pu être présentée telle quelle aux experts visiteurs.
Temps et coûts gagnés sur l’année pour la certification :
Pilotes : 4 heures par pilote et 12 pilotes, soit 48 heures
Référent qualité : 55 heures
Questionnaires satisfactions patients (QSP)
Les QSP sont obligatoires et mensuel. Le logiciel BlueKanGo nous a permis de les traiter en partie semi-automatique (simple saisie, rapport et diffusion automatique).
Temps et coûts gagnés :
Secrétaire qualité : 8 heures par mois, soit 96 heures par an
Fiche de signalement d’événement indésirable (FSEI)
Outil quotidien de remontée des informations du terrain au service qualité, la FSEI dans BlueKanGo a permis de faciliter la déclaration, le suivi et le traitement. Le logiciel sort automatiquement les rapports et statistiques à présenter en réunion.
Temps et coûts gagnés :
Référent qualité : 30 minutes par FSEI et 280 FSEI, soit 140 heures par an
Plan d’Action Global
Outil central de pilotage de la démarche qualité et de gestion des risques, tout personnel de l’établissement impliqué dans une action y accède. Il facilite aussi grandement le travail de la cellule qualité et gestion des risques avec ces filtres, alertes sur les dates du PDCA (Plan-Do-Check-Act) et statistiques en temps réel.
Temps et coûts gagnés :
Ensemble du Personnel : 15 minutes par action et 250 actions par an, soit 63 heures par an
Référent qualité : 45 minutes par action et 250 actions par an, soit 188 heures par an
Autres applications utilisées et en cours de déploiement
actuellement non chiffrées
- Mise en place et suivi des audits : Application dédiée aux audits qui permet de les réaliser sur le terrain à l’aide d’une tablette ou d’un smartphone et de connaître les résultats en instantané.
- Commandes et gestions des repas du personnel
- Outil pour les retours d’expérience
- Suivi des processus
Gestion Documentaire
Le logiciel BlueKanGo nous a offert la possibilité d’informatiser notre base documentaire et d’en assurer le suivi et la diffusion automatique.
Temps et coûts gagnés :
Secrétaire qualité : 30 minutes par document et 100 documents par an, soit 50 heures par an
Référent qualité : 1 heure par document et 100 documents par an, soit 50 heures par an
Gains de temps et d’argent avec BlueKanGo
Ces gains de temps nous ont surtout permis de dégager du temps pour d’autres projets (informatisation à 100% du dossier patient, entrée dans des programmes de financements…). Cette estimation concerne « que » les gros postes de gain de temps et d’argent depuis la mise en place du logiciel. Ceci peut être affiné avec les autres applications qui elles vont également permettent de gagner du temps et/ou en qualité de suivi et de diffusion.
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