Quelles sont les difficultés rencontrées dans le cadre des audits ?
Les structures de petite enfance, et notamment les crèches, ont un devoir de transparence auprès des élus, des familles et de performance quant aux enjeux de sécurité et de qualité de service. Toutefois, les collectivités manquent parfois de moyens dédiés à l’évaluation des risques et au suivi des démarches qualité. Alors comment agir ? par où commencer ?
Pour garantir un haut niveau de qualité, il est indispensable d’évaluer régulièrement les pratiques au travers d’audits et de mettre en place un plan d’amélioration continue pour garantir une qualité de service irréprochable.
Quelles sont les difficultés rencontrées dans le cadre des audits ?
Pour réaliser leurs audits en interne, les crèches ont généralement recours à plusieurs grilles d’audits, en fonction des différentes thématiques abordées.
Selon le nombre d’audits à réaliser, notamment dans le cas de contextes multi-sites, la retranscription des informations peut s’avérer relativement difficile :
- A l’issue de leurs audits, les auditeurs retranscrivent sur ordinateur les données issues de leur grille d’évaluation (renseignée sous format papier) ;
- Ils créent ensuite un rapport d’audit (via Excel/Word), qui répertorie l’ensemble des résultats sous la forme de graphiques et/ou de tableaux de bord ;
- Ce rapport est partagé par email à tous les interlocuteurs concernés ;
La réalisation de ces tâches demande du temps à la structure et au service qualité. Cette activité peut rapidement devenir chronophage selon le nombre de rapports d’audits nécessaires.
Cette réalité est d’autant plus marquée car le service qualité vérifie également que l’ensemble des fiches d’actions liées aux audits sont bien renseignées dans le Plan d’Actions Global. De plus, il s’assure que tous les pilotes associés aient bien été avertis.
BlueKanGo s’est ainsi penché sur ces difficultés, pour déployer un module de gestion des audits dédié et adapté au secteur de la petite enfance.
Quelles sont les solutions proposées par BlueKanGo ?
BlueKanGo a mobilisé ses équipes pour proposer une solution adaptée à la gestion des audits des crèches.
Des grilles d’audit numérisées
Les équipes ont transposé les grilles d’audits au format papier au format numérique sur la plateforme BlueKanGo. Elles les rendent désormais accessibles directement dans les crèches via une application mobile.
Les équipes construisent les grilles en interne, en fonction des thématiques abordées et des exigences attendues (format de la grille, système de cotation, modèle de rapport attendu…). Elles peuvent adapter la cotation en fonction du référentiel choisi, du chapitre, et du critère associé..
Des droits d’accès ont été mis en place. Le service qualité dispose d’un accès à l’ensemble des rapports tandis que l’auditeur accède uniquement à ses évaluations.
En parallèle des grilles d’audits, un “Annuaire établissement” reporte toutes les informations administratives (adresse, contacts associés, n°SIRET, etc) concernant chaque crèche.
Lors d’un audit, l’ensemble des informations remontent automatiquement dans la grille. De nombreuses rubriques sont ainsi pré-remplies pour faire gagner du temps aux auditeurs.
Des fiches d’actions
A partir de la grille d’audit, il est également possible de lier une fiche action, associée à l’audit en cours. Cette fiche, construite sous le modèle du PDCA renseigne automatiquement le Plan d’Actions Global. Les pilotes désignés pour action, sont avertis automatiquement par mail ou par notification.
Des modules statistiques
Une fois que l’auditeur a complété la grille, le logiciel calcule automatiquement le résultat de l’audit en fonction des réponses données sur chaque critère.
Des modules de Business Intelligence (BI) génèrent un tableau de bord, dans le but d’assurer le suivi des performances par l’analyse des données d’évaluation.
Un outil de planification des audits
Pour faciliter la planification des prochains audits à réaliser en interne, BlueKanGo a également déployé un module de planification. Grâce à un diagramme de Gantt, le service qualité peut visualiser rapidement l’ensemble des audits à programmer dans les prochaines semaines. Les auditeurs sont notifiés directement sur leur plateforme de la date et des modalités de l’audit.
Avec cette solution, BlueKanGo optimise la gestion des audits au sein des crèches et des structures de petite enfance comme le quotidien des auditeurs.
