Quelles étaient les difficultés rencontrées dans l’accueil des transporteurs sur le site industriel ?
Lors de l’arrivée sur site d’une personne extérieure (nouvel embauché, sous-traitant, livreur, client…) un “accueil sécurité” sous forme de questionnaire papier est mis en place afin que chacun soit sensibilisé à la prévention des risques sur site et informé sur les consignes à suivre en cas d’incident.
Les chauffeurs/livreurs ont des accueils sécurité qui sont propres à leur intervention sur site qu’il est important d’encadrer et d’homogénéiser, au vu de la fréquence d’intervention.
Le besoin client se présentait sous deux problématiques:
Premièrement, le nombre de chauffeurs et de missions quotidiennes étant relativement importants, les démarches administratives sur les différents sites de l’entreprise devenaient très difficiles à gérer dans le cadre des accueils sécurité. Par conséquent, les transporteurs devaient patienter systématiquement à l’entrée le temps que l’accueil se désengorge.
Deuxièmement, il s’agissait d’homogénéiser les pratiques au vu du nombre de sites, pour gagner en qualité de gestion.
BlueKanGo a donc été sollicité sur ces problématiques en proposant un outil numérique capable d’anticiper les demandes au quotidien, d’homogénéiser les pratiques et mutualiser les documents d’accueil sécurité.
Quelles solutions pour répondre à un accès plus efficace sur site ?
BlueKanGo a ainsi conçu sur mesure, en collaboration avec le client, une plateforme permettant d’anticiper les interventions sur site et de centraliser l’ensemble des contrôles d’accès validés qui auront été délivrés en amont, avant l’arrivée sur site.
L’objectif est que le lieu d’accueil des transporteurs de marchandises sur site ne soit plus qu’un simple contrôle de formalité et non un lieu d’enregistrement administratif chronophage.
Les chauffeurs ont la possibilité via tablette ou smartphone de compléter à l’avance un questionnaire type “accueil sécurité” permettant de valider le “contrôle d’accès” nécessaire à l’entrée sur site. Le questionnaire d’une quinzaine de questions, disponible en 8 langues, garantit que les chauffeurs ont acquis les connaissances suffisantes en matière de sécurité sur site. Ces derniers doivent connaître les procédures à respecter quant à leurs missions ainsi que la marche à suivre en cas d’incident.
Une fois le questionnaire complété et validé, le chauffeur reçoit un document numérique, le contrôle d’accès, avec un numéro attitré accompagné d’un code barre à faire scanner à l’arrivée sur site. Ce document a une durée de validité d’un an.
A l’expiration du pass, le chauffeur est informé par email et doit le renouveler si besoin. Ses données personnelles sont alors déjà pré-enregistrées pour gagner du temps.
Quels résultats constatés suite à l’application de la solution ?
Suite à la mise en place de l’application, il a été constaté très rapidement un désengorgement des accueils sur les sites de l’entreprise.
Ce sont près de 850 enregistrements qui ont été réalisés sur les 6 premiers mois. Autant de données centralisées et enregistrées qui permettent de suivre les interventions en temps réel et de conserver un historique.
Le suivi sécurité des chauffeurs est de meilleure qualité et tous reçoivent désormais la même formation quel que soit le site en France ou à l’international, et en s’affranchissant de la barrière de la langue.
Conclusion
Les applications sont paramétrables et adaptables en fonction de chaque besoin. Ici le challenge était d’homogénéiser la démarche à l’échelle internationale pour garantir une formation de base valide et similaire à chacun.
Pour aller plus loin dans la démarche, on peut également envisager un “contrôle d’accès” plus poussé où l’on prendrait en considération :
- Le suivi des formations et habilitations ;
- Le type de chargement et ou de marchandise transporté ;
- Les contrôles quotidiens avant départ sur les véhicules ;
- Le suivi du parc de véhicules (en maintenance, en location, disponible, en service…) ;
- Le suivi et le respects des temps de conduite ;
- etc.
Optimiser le “Contrôle d’accès” de vos sites avec BlueKanGo
