Uniformiser sa GED dans un contexte multi sites
Quelles sont les difficultés rencontrées en contexte multi site ?
Dans tout secteur d’activité, qu’il s’agisse de l’industrie, des services ou des collectivités, l’automatisation des chaînes logistiques ou de production se multiplient. Les entreprises délocalisent leurs activités afin de couvrir un plus large territoire. Les démarches administratives et les documents se multiplient, tout comme le nombre d’interlocuteurs. L’accès à la documentation se complique de par la distance entre les sites, et la communication entre les services manque de fluidité.
D’un point de vue managérial, c’est tout le suivi des activités et des indicateurs de performance qui devient laborieux car les retours d’expérience et le suivi d’action n’est pas optimisé.
Les principales difficultés rencontrées étaient :
- Une absence d’uniformisation et de relation entre les outils sur site ;
- Une absence de centralisation des données ;
- Une gestion documentaire très chronophage ;
- Des indicateurs peu visibles ;
- Un accès à la documentation limité ;
- Une absence de traçabilité des actions (pas d’alerte ni relance).
Face à la densification de la réglementation et des démarches administratives, il était indispensable de simplifier la communication et la mutualisation des données pour gagner du temps au quotidien et rendre les activités plus efficientes.
Quelles sont les solutions apportées par BlueKanGo ?
Afin de combler ce besoin d’harmonisation, de centralisation et de mutualisation de l’information, BlueKanGo a orienté son support autours de 5 thèmes centraux :
L’organisation générale interne
Une plateforme digitale unique cartographie l’ensemble des sites du groupe. On accède ainsi au site concerné et à la base de données concernée.
Des outils de géolocalisation permettent d’identifier le site en question lorsque des opérateurs sont en déplacement et d’estampiller une cartographie pour localiser les actions. Aussi, les procédures en interne comme les demandes d’intervention ou de maintenance (GMAO) ont été numérisées tout comme les fiches de vie du matériel ou des rapports d’intervention.
Évaluation des risques / opportunité et suivi d’action
Une plateforme numérique pour l’évaluation des risques professionnels (DUERP) a également été proposée et celle-ci a été liée à un Plan d’Actions Global numérique.
Des modules d’évaluation des risques ou d’opportunités, de type SWOT, sont intégrés afin de simplifier les démarches. Des workflows facilitent l’envoi de notification automatique à un responsable d’action qui pourra alors aisément assurer un feedback des actions en cours. Un système de relance peut également être mis en place.
Documents de sécurité
Des modules de création par formulaires pré-enregistrés ont été créés pour compléter en quelques clics lors de réunions de préparation tous les documents de sécurité nécessaires (plans de prévention, permis de travail, permis feu) et déjà formalisés. Il est possible d’ajouter directement sur le terrain des photos à ces documents grâce aux technologies des smartphones ou tablettes.
Tous ces documents peuvent-être notifiés ou envoyés directement aux personnes concernées, puis validés via le module de signature électronique.
Gestion des parties prenantes
Afin de garantir un suivi optimal des parties prenantes, des modules de suivi ont été mis en place, notamment un annuaire clients, un annuaire “prestataires déchets” et un annuaire fournisseur.
Il est également possible d’évaluer et de comparer les fournisseurs et prestataires entre eux grâce aux outils proposés.
Auto-évaluation
Afin de garantir l’amélioration continue des activités, des modules d’auto-évaluation ont été créés pour notamment la réalisation d’audits internes, d’inspections sur site et d’audits sûreté.
Conclusion
Ainsi l’outil BlueKanGo centralise et de diffuse l’information de manière efficace, tout en rendant les démarches administratives plus accessibles et moins chronophages. Dans un contexte multisite, c’est l’avantage d’obtenir une organisation documentaire par site et au besoin d’obtenir en quelques clics les données de l’ensemble des sites afin de mieux piloter les actions QHSE et opérationnelles.
